8天，辦成一屆比肩春晚的年終盛宴，這不能不說是一個奇跡，但是這個奇跡，在萬達就真的發(fā)生了。這是萬達人強大團隊戰(zhàn)斗力、凝聚力、執(zhí)行力的再次證明！
開場舞《歡天喜地賀新春》
年會是萬達人一年一度的盛會，且一直以高規(guī)格、高水準而聞名，是萬達人年終的大Party。這樣一場盛大的活動，萬達已連續(xù)舉辦了20多屆，每年都要用大半年的時間進行籌備，計劃模塊節(jié)點272個，復(fù)雜程度遠超想象，是一項集團級別的重大項目工程。
2019年萬達集團年會，已經(jīng)按照計劃籌備了8個月時間，一切似乎和往年一樣。沒有人意識到，一場前所未有的變化正在悄然發(fā)生。
劇變：不眠夜
2020年1月2日16點，距離年會召開還有8天。按照工作節(jié)點，年會會務(wù)交通組成員小張和其他成員一樣，已經(jīng)到達北京西站，準備踏上前往武漢的火車，開始年會現(xiàn)場籌備工作。這是他第一次參加集團年會，心情既興奮又緊張。突然，一條來自微信群的消息，打亂了所有的計劃。
“各位同事，接到集團最新通知，今年年會舉辦地點由武漢改至廣州，所有人不要上車，退票后盡快返回公司。”
小張瞬間恍惚了，不敢相信這是真的。當他看到微信群里，大家齊刷刷地回復(fù)“收到”時，他意識到，新的戰(zhàn)斗已經(jīng)打響了。
在所有會務(wù)組成員回總部的路上，大家就已經(jīng)開始迅速思考：廣州年會場地條件如何、舞臺是否需要重新設(shè)計、當?shù)刈廛嚬居心男?wù)手冊有哪些要做出調(diào)整。
這就是萬達人的執(zhí)行力，只要指令明確，我們就快速響應(yīng)、堅決執(zhí)行。
與此同時，在總部大樓的B座21層6會議室，已經(jīng)迅速成立了“臨時作戰(zhàn)室”。集團人力資源管理中心牽頭酒管、地產(chǎn)等相關(guān)單位、部門，緊急梳理年會地址由武漢改到廣州后需要盡快調(diào)整的重點事項，節(jié)目組、會議組、餐飲組等各組成員輪番匯報，討論調(diào)整方案。
剛從火車站趕回來的交通組組長一邊擦著汗，一邊匯報：“領(lǐng)導(dǎo)，交通組在回來的路上已經(jīng)聯(lián)絡(luò)廣州當?shù)赝聦ψ廛嚬具M行了詢價，今晚我們就將飛往廣州，定了明早與當?shù)厝易廛嚬旧虅?wù)談判，確保車輛供應(yīng)，請領(lǐng)導(dǎo)放心！”
會議組組長從門外進來，還沒等坐下，就急匆匆地說：“領(lǐng)導(dǎo)，因改址產(chǎn)生的會議物資物料等相關(guān)變化，已全部梳理完成，今晚審核定稿后就第一時間發(fā)給供應(yīng)商，連夜制作，預(yù)計5天內(nèi)運到廣州，絕不影響會議籌備進度！”
盡管變化來得很快，但會務(wù)組動作更加迅捷有序，所有調(diào)整方案責任到人，當天銷項。
“馬上確認！”“10分鐘內(nèi)反饋！”“今天一定完成！”……在這充滿變化的一天中，這樣的話不知道說了多少遍。
在所有年會籌備調(diào)整方案中，最復(fù)雜的莫過于舞臺方案。萬達年會的舞臺方案每年都是在年中開始設(shè)計，經(jīng)過集團領(lǐng)導(dǎo)5—6輪推敲審核，在12月份完成所有舞臺器械制作和預(yù)搭建。由于這場突如其來的變化，會務(wù)組緊急叫停了當天下午即將開往武漢的10輛運送物料的貨車。
由于廣州酒店現(xiàn)場大宴會廳條件與武漢酒店差異巨大，整體舞臺方案都要重新設(shè)計，且廣州酒店沒有經(jīng)過改造，宴會廳的電量峰值、頂部吊點、投影儀等都難以滿足晚會需要。如何在幾天時間內(nèi)，做好需要半年完成的舞臺設(shè)計、酒店改造等工作，是擺在所有會務(wù)人員面前的難題。
當天晚上，集團人力聯(lián)合酒店設(shè)計院、安監(jiān)部、導(dǎo)演組、舞臺搭建公司一起，設(shè)計、推翻、再設(shè)計，經(jīng)過一夜的推演，終于設(shè)計出了滿足廣州酒店現(xiàn)有條件，還可以確保晚會演出效果的最優(yōu)方案。
新方案出來的時候，天已經(jīng)蒙蒙亮了，很多人一夜未合眼。
1月2日，經(jīng)過了這個不眠夜，真正的戰(zhàn)斗才剛剛開始。
推進：破萬難
1月3日上午，所有會務(wù)組成員就已經(jīng)全部到達廣州。調(diào)整方案雖然確定，但是現(xiàn)場遇到的新問題、新困難遠比設(shè)想要多。
首當其沖的就是演員住宿和排練。由于臨時改址，數(shù)百名演職人員的住宿都沒有著落，同時，舞臺搭建比原計劃晚了兩天，演員也沒有彩排場地可用。
住宿組和節(jié)目組通過網(wǎng)絡(luò)搜索、實地踩點、熟人推薦等方式多管齊下，半天內(nèi)就調(diào)研了廣州文華酒店周邊29家酒店，最終選定距離廣州文華酒店1公里的酒店式公寓，以及距離酒店2公里的彩排場地，并協(xié)調(diào)車輛在兩地間往返接送，保障了年會整體平穩(wěn)運行。
為了保障參會代表能夠順利入住，酒店和住宿組也面臨著繁重的客房清退溝通工作，一邊與原住客做好退房溝通工作、一邊分批次安排參會代表住宿，時間緊迫，不能按照常規(guī)做法處理，只能小步快跑，靈活應(yīng)對。在保證年會工作要求的前提下，也盡最大可能滿足業(yè)主和顧客的利益。
餐飲組面臨的挑戰(zhàn)更大。按照年會工作要求，總結(jié)表彰會后，大宴會廳要在15分鐘內(nèi)，從650人的會議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放。前期，武漢酒店的員工已培訓(xùn)了幾個月，早已駕輕就熟。但廣州酒店2019年剛剛開業(yè)，兼職員工多，從餐飲總監(jiān)到普通員工，翻臺經(jīng)驗都是零。當1月4日第一次晚宴翻臺彩排時，時間遠超規(guī)定標準，且餐桌和物資擺放混亂，翻臺演練徹底變成了“翻車現(xiàn)場”。
現(xiàn)場布置一絲不茍
總結(jié)表彰會后，大宴會廳要在 15 分鐘內(nèi)，從會議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放年會
只有幾天時間，還來得及嗎？
行動就是最好的答案。餐飲組立即組織加強培訓(xùn)，白天場地要進行節(jié)目彩排，餐飲組就安排多次連夜模擬訓(xùn)練，每天至少完成翻臺兩次。經(jīng)過一次又一次的訓(xùn)練，失誤越來越少，從“翻車現(xiàn)場”變得齊齊整整。倒數(shù)第二次彩排時，終于在規(guī)定時間內(nèi)準確無誤地完成了翻臺，一張張圓桌如棋子般在宴會廳里分布，看得人賞心悅目。
關(guān)于晚會節(jié)目籌備還有一個驚心動魄的小插曲。今年，AMC公司選送的節(jié)目是由三位美國演奏家表演的器樂合奏，并在1月6日下午將背景音樂視頻文件發(fā)給了節(jié)目組。經(jīng)過集團領(lǐng)導(dǎo)審核，為達到最佳的演出效果，建議他們變更其中一首曲目。但此時，三人已上飛機，無法取得聯(lián)系。算上與美國的時差，三人落地后距離年會開始僅剩3天時間。雖然任務(wù)看似不可能完成，但節(jié)目組只有一個念頭：突破萬難，也一定要安排！
首先，節(jié)目組通過郵件通知演員曲目變更事宜，算好演奏家在東京轉(zhuǎn)機的空當，電話溝通確認。又緊急通過Youtube搜索了演奏家們之前幾乎所有演出視頻，選出適合年會、大家耳熟能詳?shù)?首經(jīng)典曲目。同時，節(jié)目組還提前預(yù)訂好了最近的、符合錄音條件的音樂棚，確保演奏家們到廣州后，第一時間就可以進棚完成背景音樂的錄制。
正是有了這一系列跑在時間前面的極限操作，在演奏家們1月8日到達當天，從中午12點到下午6點，錄音、縮混、LED制作分屏、視頻導(dǎo)入、現(xiàn)場測試等諸多環(huán)節(jié)已經(jīng)全部完成。晚上8點，彩排大幕拉開，新節(jié)目如期登臺，效果驚艷震撼，節(jié)目組成員們不禁感嘆：所有努力都沒白費。
節(jié)目組為了保證晚會效果，挖空心思做到極致。由于場地變動，廣州商管團隊臨時代替武漢團隊，承擔了《萬達之歌》大合唱的節(jié)目。7個日日夜夜的排練、調(diào)整，有的演員嗓子啞了，依然投入飽滿的情緒用口型跟著排練。最終，《萬達之歌》激情嘹亮，所有人都起身跟著唱，歌聲響徹全場，將晚會氣氛推向了新的高潮。
像這樣的故事，在年會現(xiàn)場還有很多……
綻放：皆驚艷
經(jīng)過近8天的連夜奮戰(zhàn)，年會組織工作終于步入正軌。最終，年會精彩綻放，不僅保證了大會及晚宴環(huán)節(jié)井然有序、會務(wù)保障到位，還通過新增科技與藝術(shù)融合的晚會節(jié)目、在大會環(huán)節(jié)豐富LED背板呈現(xiàn)效果、用刷卡機取代餐券發(fā)放等手段，極大地提升了本次年會的科技感和參會體驗，得到了集團董事長和各級參會代表的一致贊揚。
但是，我們都知道，在這成功的背后，是一個又一個默默無聞、可歌可泣的萬達人深沉的背影……
有的人，為考察廣州當?shù)睾蛨@區(qū)附近交通路線，走壞了兩雙皮鞋，5天瘦了10斤；
有的人，為了準備大會和分系統(tǒng)會，連續(xù)兩晚沒休息，只能白天靠在椅背上打盹；
有的人，家就在廣州，幾公里的距離，卻沒回過家；
有的人，在廣州籌備8天，都沒顧上給家里5歲的閨女回一個電話；
有位負責安保工作的領(lǐng)導(dǎo)，每天固定巡場到凌晨1點，定的鬧鐘是凌晨4點，這么短的睡眠時間里還經(jīng)常被緊急電話叫醒好幾次。
8天，辦成一場比肩春晚的年終盛宴，這不能不說是一個奇跡，這個奇跡，在萬達就真的發(fā)生了。
這是萬達人強大團隊戰(zhàn)斗力、凝聚力、執(zhí)行力的再次證明！
萬達人，敢闖敢試從來不畏懼，
萬達人，遭遇挫折堅持不放棄，
萬達人，永遠保持旺盛生命力，
萬達人，鑄就百年企業(yè)新傳奇！
下一個傳奇，我們還將共同鑄就！